Pati - Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Dinas Arpus) Pati melaksanakan alih media arsip desa rawan banjir di wilayah Kabupaten Pati di awal tahun 2020. Alih media arsip ini dilaksanakan Dinas Arpus Pati melalui bidang Kearsipan seksi layanan dan pelestarian arsip ke 13 desa di 6 kecamatan.
Alih Media merupakan proses pengelolaan dokumen dari bentuk fisik (kertas, prasasti dan media lainnya) menjadi bentuk elektronik untuk kemudian dapat dikelola menggunakan teknologi informasi. Alih media arsip desa ini dilakukan melalui scanning arsip kemudian hasilnya disimpan di media elektronik yang bisa dibaca komputer, seperti CD (Compact Disc, Hard disk eksternal, flash disk dll). Alih media arsip harus dilakukan secara tertib dan sesuai dengan perundang-undangan yang berlaku. Antisipasi kehilangan arsip sangatlah penting, Dinas Arpus Pati bekerja sama dengan BPBD Kabupaten Pati terkait data desa rawan bencana di Kabupaten Pati melaksanankan preservasi arsip desa berupa alih media arsip sebagai upaya pencegahan kehilangan atau resiko rusaknya arsip akibat bencana. Menurut data BPBD, Pati memiliki ratusan desa yang terdampak bencana, khususnya banjir. Dikarenakan anggaran dan SDM yang terbatas Dinas Arpus Pati sanggup melaksanakan di 13 desa di 6 kecamatan, yaitu Kecamatan Kayen (Desa Srikaton, Pasuruan, Talun), Kecamatan Tayu (Desa Margomulyo, Kedungsari, Tunggulsari), Kecamatan Juwana (Desa Mintomulyo, Margomulyo, Juwana), Kecamatan Gabus (Desa Doropayung), Kecamatan Jakenan ( Desa Karangrowo, Glonggong) dan Kecamatan Sukolilo (Desa Kasiyan, Gadurejo).
Alih media arsip desa ini terdiri dari arsip vital seperti arsip pertanahan (Dokumen letter C, Sertifikat tanah asset desa) dan dokumen penting lainnya, seperti BPKB Kendaraan bermotor dan laporan-laporan kegiatan desa. Dengan terselamatkannya informasi yang terkandung dalam arsip, percikan masalah dalam masyarakat akan dapat dihindari sehingga membantu pemerintah desa bekerja melayani masayarakat lebih maksimal.
Kegiatan alih media arsip ini juga sebagai upaya sosialisasi tentang pentingnya arsip untuk dikelola dengan baik sesuai prosedur. Alih media yang dilakukan Dinas Arpus Pati merupakan pemeliharaan terhadap arsip yg memiliki nilai guna penting. Kegiatan alih media pada Desa atau kelurahan difokuskan pada arsip vital desa yang memiliki nilai tinggi dan kondisi fisik arsip yg sudah menua dan rusak, dengan dilakukan alih media ini diharapkan arsip akan lestari dan terjamin autentisitasnya. (Gun)
VIDEO PRESERVASI ARSIP - ALIH MEDIA ARSIP DESA MARGOMULYO, TAYU - PATI
VIDEO PRESERVASI ARSIP - DIGITALISASI ARSIP DESA TUNGGULSARI, KECAMATAN TAYU - PATI
VIDEO PRESERVASI ARSIP - DIGITALISASI ARSIP DESA KEDUNGSARI, TAYU - PATI